Giới thiệu giáo trình ” Tổ Chức Và Quản Lý Công Tác Thư Viện “
IV. TIÊU CHUẨN VỀ PHẨM CHẤT CỦA NHÀ QUẢN LÍ
Ngoài các tiêu chuẩn về kĩ năng kĩ thuật chuyên môn, kĩ năng nhân sự và tư duy, đòi hỏi nhà quản lí còn phải có các phẩm chất cá nhân. Nhà quản lí phải là tấm gương để nhân viên noi theo. Lối sống, cách cư xử của nhà quản lí tác động rất lớn đến nhân viên. Nó có thể khiến nhân viên nể phục, tôn trọng và có cảm giác yên tâm, mong muốn phấn đấu. Nhưng cũng có thể ngược lại, khiến nhân viên không thích, không nể phục.
Phẩm chất cá nhân là một trong những yếu tố tạo nên uy tín của người lãnh đạo. Người lãnh đạo có kiến thức chuyên môn, có năng lực tổ chức, kĩ năng quản lívà có phẩm chất cá nhân xuất sắc luôn được nhân viên tin tưởng, ủng hộ. Mọi quyết định của nhà quản lí, khi đó, luôn có giá trị đối với cấp dưới và có sức cảm hoá họ.
1. Các phẩm chất cá nhân cần phát huy
Rất khó khẳng định chính xác phẩm chất và đặc tính của người lãnh đạo xuất sắc, tuy nhiên những đặc điểm chung nhất các nhà quản lí cần phát huy là :
– Có khả năng giao tiếp với tất cả mọi người. Tuỳ từng đối tượng nhà quản lícó thể sử dụng ngôn ngữ uyển chuyển sao cho phù hợp, làm cho đối tượng hiểu và phản hồi thông tin của mình.
– Khả năng ra quyết định đúng đắn và phù hợp với từng tình huống cụ thể và chịu trách nhiệm cho quyết định của mình. Để làm được điều này, nhà lãnh đạo phải có một tầm nhìn bao quát.
– Tận tâm với những nhiệm vụ cá nhân cũng như những nhiệm vụ của toàn tổ chức. Có sự tự nguyện một cách tự nhiên để vận dụng các khả năng cá nhân hay khả năng chuyên môn để tạo ra sự nhiệt tình, động lực đối với các tỉnh huống công việc.
– Quan tâm đến nhân viên, tôn trọng và đối xử với nhân viên bình đẳng, tin tưởng. Cương quyết không dung túng lỗi của nhân viên; đồng thời cũng phải rộng lượng, không hẹp hòi khắt khe quá đáng. Chân thành hướng dẫn cấp dưới.
– Nhạy cảm và thói quen hướng về chất lượng cao nhất, bất chấp các tỉnh huống có thể xảy ra, nhà lãnh đạo vẫn đảm bảo chất lượng phục vụ và đạt được sự hài lòng từ phía người sử dụng.
– Có những giá trị sống nổi bật khiến người khác có thể dễ dàng nhận biết và muốn tuân theo. Thẳng thắn, trung thực và khiêm tốn.
– Có tính chí công vô tư, thể hiện ở tầm nhìn, sự nhiệt tâm, đồng thời tuân thủ một cách tự nhiên ở mức cao nhất các quy định về đạo đức.
– Luôn có tinh thần lạc quan, khiến cho tinh thần này ảnh hưởng tới nhân viên và người sử dụng dịch vụ.
– Biết dùng người, biết sử dụng các điểm mạnh của nhân viên để bổ sung cho điểm yếu của mình. Biết nhìn nhận khả năng của cấp dưới để lựa chọn và đề bạt.
– Biết tiếp thu ý kiến phê bình, không trù dập cấp dưới.
2. Những điều nhà quản lí cần tránh
– Cư xử thô bạo trong quản lí : nói năng thiếu tế nhị hoặc mắng chửi nhân viên.
– Thích lên giọng mệnh lệnh, tỏ vẻ quyền lực và oai phong.
– Thích phô trương hình thức.
– Bàng quan với hoàn cảnh của cấp dưới.
– Đối xử theo cảm tỉnh riêng.
– Không chịu nghe lời phê bình; thích được cấp dưới tâng bốc.
V. VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN LÍ
Các nhà nghiên cứu cho rằng mọi nhà quản lí đều phải thực hiện 10 vai trò khác nhau. Mười vai trò này có thể nhóm lại thành 3 nhóm sau :
1. Các vai trò quan hệ với con người
– Vai trò đại diện, hay tượng trưng có tính chất nghỉ lễ trong tổ chức.
– Phối hợp và kiểm tra công việc của nhân viên dưới quyền.
– Quan hệ với người khác ở trong hay ngoài tổ chức nhằm góp phần hoàn thành công việc được giao cho đơn vị của họ.
2. Các vai trò thông tin
– Thu thập và tiếp nhận các thông tin liên quan đến tổ chức và hoạt động của đơn vị; xem xét phân tích bối cảnh chung quanh để nhận ra được cơ hội và thách thức.
– Phổ biến những thông tin liên hệ đến người có liên quan, có thể là các thuộc cấp hoặc cấp trên.
– Đảm nhận vai trò của người thay mặt tổ chức cung cấp thông tin cho các bộ phận cùng đơn vị, hay các cơ quan bên ngoài. Mục tiêu của sự thay mặt phát biểu này có thể là giải thích, bảo vệ hay tranh thủ thêm sự ủng hộ cho tổ chức của mình.
3. Các vai trò quyết định
– Vai trò doanh nhân thể hiện qua sự tìm cách cải tiến hoạt động của tổ chức như áp dụng kĩ thuật mới vào một công việc, tình huống cụ thể, nâng cấp điều chỉnh kĩ thuật đang áp dụng.
– Vai trò giải quyết những thay đổi xáo trộn : nhà quản lí cần biết đối phó kịp thời đối với những biến cố bất ngờ nhằm sớm đưa tổ chức trở lại ổn định.
– Một trong những vai trò của nhà quản lí là phân phối các nguồn lực. Các nguồn lực bao gồm tiền bạc, thời gian, trang thiết bị, con người,… Nhà quản lí phải quyết định được nên phân phối nguồn lực cho ai và số lượng như thế nào. Khi nguồn lực dồi dào thì việc phân chia có phản dễ dàng, nhưng khi nguồn lực khan hiếm thì các nhà quản lí sẽ gặp khó khăn hơn do các quyết định về phân phối ảnh hưởng rất lớn đến kết quả hoạt động của tổ chức.
– Vai trò thay mặt tổ chức để thương thuyết và đàm phán.
