Giới thiệu giáo trình ” Biên Mục Chủ Đề Giáo Trình Dành Cho Sinh Viên Chuyên Ngành Thư Viện Thông Tin Học “
1.2 Tổ chức thông tin theo đặc điểm nội dung của tài liệu
Như đã trình bày trong phần trên, việc tổ chức thông tin bao gồm cung cấp các điểm truy cập theo hình thức và nội dung của tài liệu. Việc tạo ra các điểm truy cập theo hình thức của tài liệu được dựa vào các quy tắc biên mục mô tả, ví dụ như ISBD (Quy tắc biên mục mô tả quốc tế) hoặc AACR2 (Quy tắc biên mục mô tả Anh-Mỹ). Trong khi đó, việc tạo ra các điểm truy cập theo nội dung của tài liệu được triển khai — theo nhiều cách tiếp cận khác nhau và mỗi cách tiếp cận có các quy tắc và công cụ riêng. Cụ thể là, để tạo ra các điểm truy cập, thư viện và cơ quan thông tin có thể căn cứ vào (1) các chủ đề được đề cập đến trong nội dung tài liệu, và (2) môn loại (kiến thức cơ bản của các ngành khoa học được phân chia theo một hệ thống nhất định) của toàn bộ tài liệu. Theo cách tiếp cận thứ nhất, thư viện sẽ tiến hành công tác biên mục chủ đề, theo cách tiếp cận thử hải, thư viện sẽ tiến hành công tác phân loại tài liệu. Ngoài ra, để tạo điểm truy cập cho từng phần nội dung của một tài liệu (chương, bài báo, số của tạp chí) thư viện sẽ thực hiện công tác định từ khóa.
Các điểm truy cập theo nội dung được mã hóa bằng các thuật ngữ ký hiệu được coi là có khả năng mô tả tóm tắt nội dung của thông tin. Những thuật ngữ ký hiệu như vậy được gọi là ngôn ngữ chỉ mục. Quá trình mã hóa này được gọi là quá trình định chỉ mục. Đây là quá trình xử lý nội dung tài liệu bao gồm việc tìm hiểu nội dung của tài liệu và chuyển những nội dung ấy sang ngôn ngữ chỉ mục.
1.2.1 Ngôn ngữ chỉ mục
Ngôn ngữ chỉ mục là những thuật ngữ hoặc ký hiệu được quy định dùng để mô tả nội dung tài liệu nhằm tạo ra các điểm truy cập cho các bàng tra hoặc cho các hệ thống tìm tin.
Lưu ý rằng thuật ngữ “ngôn ngữ chỉ mục” được dịch từ thuật ngữ tiếng Anh Indexing language. Trong một vài tài liệu tiếng Việt, các tác giả sử dụng thuật ngữ Ngôn ngữ tư liệu [3] hoặc Ngôn ngữ tìm tin [6] khi đề cập đến ngôn ngữ nhân tạo (được các cơ quan thông tin – thư viện quy định) dùng để mô tả nội dung tài liệu, phục vụ cho việc lưu trữ và tìm kiếm thông tin. Tuy nhiên, có thể thấy rằng, khi người tìm tin sửdụng các thuật ngữ hoặc ký hiệu để tìm tài liệu thì gọi các thuật ngữ hoặc ký hiệu này là “ngôn ngữ tìm tin” là thích hợp. Trong khi đó, khi cán bộ biên mục sử dụng các thuật ngữ hoặc ký hiệu để mô tả nội dung tài liệu thì sử dụng thuật ngữ “ngôn ngữ chỉ mục” để nói đến các thuật ngữ và ký hiệu này lại tỏ ra thích hợp hơn cả. Vì vậy, giáo trình này sử dụng thuật ngữ “ngôn ngữ chỉ mục”.
Cho đến bây giờ có nhiều loại ngôn ngữ chỉ mục. Thứ nhất là ngôn ngữ chỉ mục có kiểm soát, đó là những thuật ngữ ký hiệu đã được liệt kê trong các bộ thuật ngữ ký hiệu được soạn sẵn và sẽ được dùng làm các điểm truy cập cho tài liệu. Loại thứ hai là ngôn ngữ chỉ mục tự nhiên, đó là những từ ngữ lấy ra từ chính văn của tài liệu để làm các điểm truy cập cho tài liệu. Loại thứ ba là ngôn ngữ chỉ mục tự do, đó là bất kỳ thuật ngữ nào mà có thể thể hiện được nội dung của tài liệu (có thể lấy ra từ chính văn, có thể do cán bộ thư viện chọn từ các nguồn tham khảo khác nhau) và được dùng làm điểm truy cập cho tài liệu.
Ngôn ngữ chỉ mục có kiểm soát
Ngôn ngữ chỉ mục có kiểm soát (có thể gọi tắt là ngôn ngữ có kiểm soát) là những bộ từ vựng hoặc ký hiệu đã được định sẵn, dựa trên đó cán bộ thư viện chọn một vài thuật ngữ hay một ký hiệu thể hiện nội dung của tài liệu. Ngôn ngữ chỉ mục có kiểm soát được coi là ngôn ngữ nhân tạo được xây dựng nhằm mục đích tổ chức thông tin trong các thư viện và cơ quan thông tin. Khi xây dựng loại ngôn ngữ này phải dựa trên ba nguyên tắc, đó là (1) một thuật ngữ chỉ diễn tả một sự vật, (2) một thuật ngữ chỉ có một cách biểu đạt, và (3) ý nghĩa của thuật ngữ không phụ thuộc vào ngữ cảnh [3].
Ưu điểm của ngôn ngữ này là gia tăng sự ổn định của các thuật ngữ được dùng khi tìm tin (ngôn ngữ tìm tin) vì nội dung của tài liệu được thể hiện bằng những thuật ngữ ký hiệu tiêu chuẩn. Tuy nhiên, những thuật ngữ ký hiệu đã được định sẵn trong khuôn khổ một bộ từ vựng chuẩn cho nên khó có khả năng bao phủ mọi nội dung được thể hiện trong các nguồn tài liệu. Hơn nữa, bản thân thuật ngữ và ý nghĩa của chúng có thể thay đổi theo thời gian. Do vậy, từ vựng trong các bộ ngôn ngữ có kiểm soát dễ có khả năng bị lỗi thời. Chính vì thế, các bộ từ vựng có kiểm soát đòi hỏi sự cập nhật, điều chỉnh thường xuyên để đảm bảo sự hợp thời và tính hiệu quả của các điểm truy cập.
