Chương 2. TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ ĐÀO TẠO BỒI DƯỠNG CHUYÊN MÔN NGHIỆP VỤ VĂN THƯ
2.1. Tổ chức quản lý công tác văn thư
2.1.1. Quản lý nhà nước về công tác văn thư
Công tác văn thư thực hiện chức năng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức vì vậy liên quan tới tất cả các đơn vị, phòng, ban, cá nhân trong cơ quan. Đây là công tác mang vừa mang tính chất chính trị, vừa mang chất nghiệp vụ nên ảnh hưởng rất nhiều tới hiệu quả hoạt động quản lý nhà nước nói chung, tại cơ quan, tổ chức nói riêng vì vậy cần phải có sự quản lý thống nhất.
2.1.1.1. Nội dung quản lý Nhà nước về công tác văn thư
Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư, nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư bao gồm:
– Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư;
– Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư,
– Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ trong công tác văn thư;
– Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư;
– Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp lệnh về công tác văn thư,
– Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư;
– Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư.
2.1.1.2. Cơ quan quản lý Nhà nước về công tác văn thư
Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý Nhà nước về công tác văn thư theo nội dung quản lý Nhà nước về công tác văn thư.
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước là một đơn vị trực thuộc Bộ Nội vụ có trách nhiệm trực tiếp giúp Bộ Nội vụ thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư như xây dựng các văn bản, hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra việc thực hiện các quy định về công tác văn thư.
Theo Nghị định 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008, Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ.
Chi cục Văn thư – Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ, có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quản lý về công tác văn thư của tỉnh.
Phòng Nội vụ các quận, huyện, thị xã bố trí công chức chuyên trách giúp Trưởng phòng Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước về công tác văn thư của cấp huyện.
2.1.2. Tổ chức quản lý công tác văn thư tại các cơ quan, tổ chức
Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư quy định: Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và ủy ban nhân dân các cấp có trách nhiệm:
– Căn cứ quy định của pháp luật, ban hành và hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư;
– Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của mình; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư theo thẩm quyền;
-Tổ chức chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư;
-Tổ chức, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư, quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư,
– Tổ chức sơ kết, tổng kết về công tác văn thư trong phạm vi ngành, lĩnh vực và địa phương.
Trong phạm vi từng cơ quan, thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm quản lý, chỉ đạo, kiểm tra và đôn đốc việc thực hiện công tác văn thư theo đúng quy định.
2.1.3. Xây dựng và ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác văn thư
Xây dựng và ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác văn thư là nội dung quan trọng trong quản lý công tác văn thư tại một cơ quan, tổ chức. Làm tốt nội dung này nhằm cụ thể hóa các quy định của Nhà nước về công tác văn thư và giúp cơ quan, tổ chức thực hiện thống nhất nghiệp vụ văn thư trong hoạt động hàng ngày phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức. Việc xây dựng và ban hành các văn bản quy định, hướng cẫn về công tác văn thư thông thường tuân thủ theo quy trình sau:
2.1.3.1. Nghiên cứu các quy định của nhà nước về công tác văn thư và khảo sát công tác văn thư của cơ quan, tổ chức
a. Nghiên cứu các quy định của nhà nước về công tác văn thư
Công tác văn thư là một lĩnh vực hoạt động không thể thiếu trong hoạt động quản lý của tất cả các cơ quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổ chức. Với vai trò như vậy, công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Vì vậy, mỗi cơ quan, tổ chức cần phải quan tâm đến việc ban hành các văn bản để quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác này.
